Paperwork

Document templates for a meal allowance

Three documents a company uses to set out meals as a social payment: an order by the company head, a policy and a short clause in the employment contract. Download them as .docx, add your company details and clear them with your lawyer or accountant.

Why it works Calculate your savings

The set

Three documents, in order

The documents work only together: the order puts the policy into effect, the policy sets the conditions, and the employment contract refers to it. The texts are excerpts with blanks for your company’s details.

The templates themselves are in Russian: they are meant for the HR records of a company operating in Russia, so we publish them in the original language. Below, each document is described in English — what it is for and what it says.

Step 1

Order introducing the policy

In Russian: Приказ о введении положения

The company head puts the policy into effect and records that meals are not part of remuneration.

What it says: Approves the meal policy and sets the date it takes effect; states that meals are provided on the terms of the policy, are not part of the pay system and do not depend on position, salary, work results, KPIs or other performance indicators; instructs the responsible departments to keep records of the meals provided and HR to have employees acknowledge the policy by signature or through the company’s electronic HR document system.

Excerpt from an order

Download .docx

Show the template text (in Russian)

ПРИКАЗ

В целях создания благоприятных условий труда и социальной поддержки работников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с «__» _________ 20__ г. Положение о предоставлении питания работникам Общества.

2. Установить, что питание работников предоставляется на условиях и в порядке, предусмотренных указанным Положением.

3. Предоставление питания не является частью системы оплаты труда, не зависит от должности, размера заработной платы, результатов труда работников, выполнения KPI и иных производственных показателей.

4. Ответственным подразделениям обеспечить учёт предоставленного работникам питания в соответствии с Положением.

5. Отделу кадров обеспечить ознакомление работников с Положением под подпись либо посредством используемой в Обществе электронной системы кадрового документооборота.

Step 2

Policy on the provision of meals to employees

In Russian: Положение о предоставлении питания работникам

The main document: on what terms, to whom and in what amount the company provides meals.

What it says: Section 1: meals are a social measure, not part of the pay system, salary or bonuses and not an incentive or compensation payment; the right to meals and their amount do not depend on position, salary, qualifications, length of service, the amount and quality of work, KPIs or other results; meals are provided on uniform terms. Section 2: one amount or limit in rubles per working day, the same for all employees regardless of position, base salary and other pay terms; meals only for days the employee is actually at work and performing their duties — not for vacation, sick leave, business trips (if meals on business trips are regulated separately), absence or other days away from work; not linked to performance reviews, KPIs or targets; the employee cannot be deprived of meals or of the meal limit as a disciplinary penalty, a bonus reduction or any other measure for breaches of labor discipline. Section 3 (if meals are paid for through a card or service): the company pays for meals through a corporate system, meal card or service; no money is paid to employees directly; the limit may be used only to buy meals, as provided by the contract with the meal operator; an unused limit is not a debt to the employee and is not paid out in cash unless the company expressly provides otherwise.

Complete document

Download .docx

Show the template text (in Russian)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В целях создания благоприятных условий труда и социальной поддержки работников Общество предоставляет работникам питание в порядке и на условиях, установленных настоящим Положением.

1.2. Предоставление питания является мерой социального характера и не является частью системы оплаты труда, заработной платы, премирования, стимулирующей или компенсационной выплатой.

1.3. Право на питание и размер предоставляемого питания не зависят от занимаемой работником должности, размера заработной платы, квалификации, стажа работы, количества и качества выполняемой работы, выполнения KPI, достижения производственных или иных результатов.

1.4. Питание предоставляется работникам на единых условиях, установленных настоящим Положением.

2. УСЛОВИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПИТАНИЯ

2.1. Работникам Общества предоставляется питание в размере / в пределах лимита ______ рублей за один рабочий день.

2.2. Указанный размер является одинаковым для всех работников Общества независимо от занимаемой должности, должностного оклада и иных условий оплаты труда.

2.3. Питание предоставляется за дни фактического нахождения работника на рабочем месте и исполнения им трудовых обязанностей.

2.4. Питание не предоставляется за дни отпуска, временной нетрудоспособности, командировки [если питание в командировке регулируется отдельно], отсутствия на рабочем месте и иные дни, когда работник фактически не находится на рабочем месте.

2.5. Предоставление питания не связано с оценкой эффективности работника, соблюдением им KPI, выполнением планов либо иными показателями результатов труда.

2.6. Работник не может быть лишён питания либо установленного лимита питания в качестве дисциплинарного взыскания, меры депремирования или иной меры воздействия за нарушение трудовой дисциплины.

3. ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ

(если питание оплачивается через карту или сервис)

3.1. Питание предоставляется путём оплаты Обществом стоимости питания работников с использованием корпоративной системы / карты питания / сервиса __________.

3.2. Денежные средства работникам непосредственно не выплачиваются.

3.3. Денежный лимит, предоставленный для оплаты питания, может использоваться исключительно для приобретения питания в порядке, предусмотренном договором с оператором питания.

3.4. Неиспользованный работником лимит питания не является задолженностью Общества перед работником и не подлежит выплате работнику денежными средствами, если иное прямо не установлено Обществом.

Step 3

Employment contract clause

In Russian: Формулировка в трудовой договор

A short reference to the policy — in the section on social guarantees, not in the one on remuneration.

What it says: The employer provides the employee with meals on the terms of the company’s meal policy; meals are a social measure and are not part of the employee’s salary or an incentive or compensation payment.

Excerpt from the “Social guarantees / Other terms” section

Download .docx

Show the template text (in Russian)

Фрагмент раздела «Социальные гарантии / Иные условия»

Работодатель предоставляет Работнику питание в порядке и на условиях, установленных действующим в Обществе Положением о предоставлении питания работникам.

Предоставление питания является мерой социального характера и не является частью заработной платы Работника, стимулирующей либо компенсационной выплатой.

Check yourself

Four places where the paperwork most often goes wrong

The templates are already written with these rules in mind. If you add your own clauses, stick to these four conditions.

One limit for everyone

The meal amount is the same regardless of position and base salary — clause 2.2 of the policy. Different limits “by grade” turn the benefit into remuneration.

Not in the remuneration section

The employment contract contains only a reference to the policy, in the section on social guarantees. Salary and meals are not mixed in the documents.

Independent of results

No KPIs, targets or performance reviews — clauses 1.3 and 2.5. Meals are not given “for performance” and do not grow with it.

Cannot be taken away as a penalty

Meals are not taken away for a disciplinary offense — clause 2.6. Taking away lunch as a disciplinary measure turns the benefit into a reward for work.

The documents are ready — now launch the program

Equal limits for all employees, payments only in the categories you need, and reports where allowances appear separately from salary.

The documents are for reference only and are not legal or tax advice. The service operator does not provide legal or tax services and does not guarantee the tax consequences of using the program. The templates do not take into account the specifics of a particular company: before using them, add your own details and terms and clear them with your lawyer or accountant. The company independently determines the procedure for documenting allowances and the tax consequences.